Le conseil d’administration représente la copropriété et en assure la gestion. Il agit au nom et pour le compte du syndicat, il perçoit les charges communes (frais de «condo»), il passe les contrats d’entretien et de conservation de l’immeuble. La loi ne dresse pas une liste exhaustive des devoirs et obligations que doivent assumer les membres du conseil d’administration. C’est la déclaration de copropriété (acte constitutif de copropriété) et certains articles du Code civil du Québec qui, pour l’essentiel, les déterminent. Par ailleurs, les administrateurs sont considérés comme des mandataires du syndicat. Les administrateurs doivent ainsi agir dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés par la loi et par la déclaration de copropriété. À ce titre, ils sont tenus d’agir avec prudence, diligence, honnêteté, loyauté, efficacité, assiduité, équité, et ce dans l'intérêt du syndicat.
Devoir de prudence
Les administrateurs doivent agir avec prudence en prenant les mesures qu'il est raisonnable d'adopter pour éviter les erreurs dans l'exécution de leurs obligations, compte tenu de la probabilité et de la gravité des risques normalement prévisibles. Dans l’exercice de leurs fonctions, ils ne doivent pas poser des actes qui ne sont pas de leur compétence. Pour exécuter sa mission, le conseil d’administration peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Afin de prendre une décision éclairée, les administrateurs sont en mesure de s'appuyer de bonne foi sur l'opinion ou sur le rapport d'un conseiller juridique, d’un expert-comptable ou de toute autre personne légalement autorisée à fournir cette expertise. Dès lors, ils sont, en pareil cas, présumés avoir agi avec prudence, dans le meilleur intérêt du syndicat.
Devoir de diligence
Les administrateurs doivent agir avec diligence dans l’administration de l'immeuble et voir à sa conservation, sa garde et l'entretien des parties communes. Ils sont tenus de gérer les affaires de la copropriété à l’intérieur de délais raisonnables. Par exemple, ils doivent veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l'entretien d'immeuble soient effectués avec célérité et efficacité. Les administrateurs sont ainsi tenus de mettre en place un carnet d’entretien et d’entreprendre les travaux requis afin d’éviter une détérioration de l’immeuble. Rappelons que l'article 1039 du Code civil du Québec a fait l'objet d'une modification, suite à l'adoption du Projet de loi 16. À la fin du premier alinéa, parlant de la collectivité des copropriétaires (syndicat), on peut y lire la phrase suivante : « Elle doit notamment veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués. »
Devoir d’honnêteté
Le devoir d’honnêteté se caractérise par le fait de ne pas tromper et abuser de la bonne foi de quelqu'un. Dans le cadre d'une réunion du conseil d'administration, les administrateurs ne doivent adopter aucune décision qui soit partiale, ou dans l'intention de nuire aux copropriétaires (ou à l'un d'entre eux) ou au mépris de leurs droits. De plus, les administrateurs doivent assurer, sans discrimination, l'exécution des dispositions de la déclaration de copropriété. Le devoir d’honnêteté comprend celui de ne pas s’approprier le bien d’autrui. Un administrateur ne doit pas confondre les biens sous la responsabilité du syndicat avec les siens et il ne peut les utiliser à son profit ou au profit de tiers. Également, un administrateur ne peut utiliser à son profit ou au profit de tiers l’information obtenue dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.
Devoir de loyauté
Le devoir de loyauté oblige les membres du conseil d’administration à agir avec intégrité et bonne foi, au mieux des intérêts du syndicat. Un administrateur doit mettre les intérêts du syndicat avant les siens. Il ne peut ainsi se placer en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d'administrateur. Enfin, les administrateurs ne doivent être contraints par aucune influence extérieure. Ils doivent être libres de prendre la décision qui, selon eux, est dans le meilleur intérêt du syndicat.
BON À SAVOIR ! Les membres du conseil d’administration sont tenus au respect du devoir de discrétion, qu'ils doivent également faire respecter par les personnes travaillant sous leur autorité. Un administrateur ne peut divulguer quelque renseignement personnel que ce soit à propos des copropriétaires, des locataires, des occupants ou du syndicat sans leur autorisation préalable et écrite.
À RETENIR: Un administrateur prudent devrait réagir sur-le-champ, advenant que son intégrité soulève des interrogations. Afin d’assurer son indépendance, il doit refuser les cadeaux, les dons ou les privilèges que voudraient lui offrir certaines personnes. Toutes ses énergies doivent être consacrées aux intérêts du syndicat pour lequel il agit comme mandataire.
ATTENTION ! Le devoir prioritaire du conseil d’administration est de voir à la conservation des parties communes. La responsabilité civile des administrateurs pourrait être engagée, advenant que ces derniers négligent d’assumer cette responsabilité convenablement.
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