Comment organiser une assemblée de copropriétaires tout en douceur

15 octobre 2023  L’assemblée des copropriétaires est un événement majeur dans la vie d’une copropriété. Réunie au minimum une fois par an, elle est décisive puisqu’elle permet la prise de décisions majeures qui impactent la vie et les finances des copropriétaires. Le conseil d’administration a pour mission de s’occuper de la convocation et de la tenue de l'assemblée de copropriétaires mais aussi de l’exécution des décisions qu’elle vote. Pour que les décisions qui y sont prises apparaissent claires et limpides, une fine planification s’impose. Il importe également de bien comprendre les règles qui y sont applicables.

Préparation de l’Assemblée des copropriétaires

Pour éviter qu’un copropriétaire soit écarté du processus de convocation à une assemblée, le conseil d’administration aurait tout intérêt à détenir un registre de copropriétaires adéquat. Cela implique d’avoir en main les copies des titres de propriété identifiant chacun d’eux. Seules les consultations du registre foncier et des actes d’achat permettent de répertorier, avec exactitude, les copropriétaires individuels et indivisaires (plus d’un copropriétaire par unité). De plus, chaque copropriétaire doit fournir l’adresse de son domicile au conseil, question de permettre l’envoi approprié des avis de convocation. Il importe d’observer cette consigne à la lettre, faute de quoi, le processus de convocation pourrait être entaché. La préparation d’une assemblée requiert, également, de colliger et de réviser la documentation à être transmise aux copropriétaires (ex. : les états financiers et les projets de résolution). Il faut aussi planifier les questions à être traitées, le budget qui sera présent

Convocation 

L’assemblée des copropriétaires est convoquée au moins une fois l’an. Elle devrait se tenir à une date propice, ce qui aura des répercussions positives sur le taux de participation. Il est par conséquent déconseillé de prévoir une assemblée à la veille d’un congé férié ou de vacances estivales. En outre, le choix de salles exiguës et non climatisées, ou encore des corridors et des garages souterrains, est à proscrire. Un conseil peut également planifier d’autres assemblées en cours d’année, s’il juge nécessaire de décider de questions urgentes, ou encore s’il est requis de consulter l’assemblée sur un nouveau budget. 

L'avis de convocation

Cet avis est envoyé à tous les copropriétaires, et ce, au moins 10 jours à l’avance, mais pas plus de 45 jours précédant l’assemblée. Ce document doit énoncer, au minimum, les éléments suivants :

• La date, l’heure et le lieu de l’assemblée;
• L’ordre du jour;
• La liste des documents qui y sont joints.

Par ailleurs, rappelons que si l’appartement est au nom de deux conjoints (indivisaires), le conseil d’administration doit obligatoirement les convoquer distinctement.

L'ordre du jour

Ce document doit être précis et sans équivoque, afin d’éviter des contestations judiciaires quant à la portée d’une résolution qui aurait pu être adoptée. Il doit, à tout le moins, énumérer les points suivants :

1. Quorum et l’ouverture de l’assemblée;
2. Élection des officiers d’assemblée (président et secrétaire);
3. Lecture de l’ordre du jour;
4. Rapport du conseil d’administration;
5. Présentation pour commentaires du procès-verbal de l'assemblée annuelle du __ (ce point n’est pas obligatoire, car le procès-verbal n’a pas à être adopté)
6. Présentation des états financiers de l'exercice financier __;
7. Présentation du budget prévisionnel pour fins de consultation;
8. Approbation (le cas échéant) des travaux d’amélioration, de transformation ou d’agrandissement des parties communes;
9. Approbation (le cas échéant) de toute modification à la déclaration de copropriété;
10. Approbation (le cas échéant) de tout acte d’acquisition ou d’aliénation immobilière par le syndicat;
11. Élection des administrateurs;: a) Lecture des causes d'inhabilité  b) Présentation des candidats c) Vote  d) Acceptation de leur charge;
12. Sujets divers (Varia);
13. Levée de l’assemblée.   

Comme mentionné aux points 8, 9 et 10 de l’ordre du jour, il peut être abordé des questions non récurrentes lors d'une assemblée annuelle. Par exemple, le conseil pourrait suggérer de remplacer les finitions actuelles du hall d’entrée par des matériaux de meilleure qualité. Cette proposition doit être inscrite à l’ordre du jour, car seul un vote à la majorité renforcée de l’assemblée permettra l’exécution de tels travaux.

Documents à joindre

La loi prévoit un minimum de documents à être joints à l’avis de convocation. Ceux-ci sont acheminés à l’avance aux copropriétaires afin de leur apporter tout l’éclairage requis. Ils peuvent alors analyser, en toute quiétude, la portée des sujets à être traités et ainsi voter en toute connaissance de cause. Voici la liste des documents qui, au minimum, doivent être transmis aux copropriétaires lors de la tenue d’une assemblée annuelle :​

• L'ordre du jour (voir fiche pratique traitant de ce sujet);
• Le bilan (état de la situation financière);
• L’état des résultats de l’exercice écoulé (voir une chronique traitant de ce sujet);
• L’état des dettes et créances;
• Le budget prévisionnel, soit celui que le conseil d’administration entend présenter pour fins de consultation;
• Tout projet de modification à la déclaration de copropriété;
• Une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés.

Le procès-verbal

Le procès-verbal des délibérations doit être établi après chaque assemblée. Celui-ci doit être transmis aux copropriétaires, dans les 30 jours de la réunion de l’assemblée. Par ailleurs, le procès-verbal ne constitue pas la transcription fidèle de tout ce qui s’est discuté, car il a comme seul objet de divulguer les délibérations et les résultats de chacun des votes. Il s’agit d’un document officiel attestant des conclusions de l’assemblée. Il contient des mentions obligatoires :

• Le nom du syndicat de copropriétaires;
• Le type d’assemblée (assemblée annuelle, extraordinaire, de rattrapage ou de transition);
• La date et le lieu où s’est tenue l’assemblée;
• L’heure du début de l’assemblée;
• Le nombre de copropriétaires présents ou représentés, ainsi que le nombre de voix qu'ils représentent (afin de déterminer le quorum); 
• Les questions qui apparaissent à l’ordre du jour ;
• Le nom du président et du secrétaire d’assemblée ;
• Le nom des non membres invités sur demande du conseil d’administration;
• Le nom des auteurs des propositions faites pendant l’assemblée et, si requis, des personnes qui ont secondé ces propositions ;
• Le texte des résolutions soumises au vote ;
• Le résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour;
• Le résultat de chaque vote, en nombre de copropriétaires et en voix, lorsqu’il s’agit d’une résolution nécessitant pour son adoption la majorité renforcée ou la majorité double ;
• Le mode de scrutin ;
• L’ajournement, le cas échéant, de l’assemblée, par faute de quorum; 
• L’heure de la fin de l’assemblée ;
• Le nom et la qualité des personnes qui signent le procès-verbal.

Par ailleurs, il est utile d'annexer la feuille de présence au procès-verbal, afin que l'on puisse vérifier si le quorum requis a été atteint ou non et calculer la majorité requise pour l’adoption des résolutions soumises au vote. Enfin, le procès-verbal est signé par le président et le secrétaire (afin d'assurer un meilleur contrôle sur son contenu et son exactitude) et doit, en outre, être acheminé dans les 30 jours de l'assemblée à tous les copropriétaires. Toutefois, comme le précisent les auteurs Christine Gagnon et Yves Papineau, si le président d'assemblée n'a pas pris de notes et a concentré toute son attention à la direction des débats, le procès-verbal pourrait être signé seulement par le secrétaire.

Désormais vous connaissez les différentes étapes pour organiser une assemblée de copropriétaires.

BON À SAVOIR ! ​ Afin de préparer d'adéquatement une assemblée, vous pouvez télécharger gratuitement un modèle d'un avis de convocation et d'ordre du jour en cliquant sur cet hyperlien.

REMERCIEMENT : Ce texte a été rédigé avec la collaboration de Me Yves Joli-Coeur, avocat en droit de la copropriété et associé au sein du cabinet d'avocats et notaires Dunton Rainville. 

ATTENTION !​ Les informations de cette chronique sont d’ordre général et ne constituent en aucun cas un avis ou conseil juridique ni reflètent l'état du droit de façon exhaustive. Les faits peuvent varier d’une situation à l’autre. Une consultation avec un avocat concernant votre cas particulier pourrait dans certaines circonstances être recommandée.

 CONSULTEZ  L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires

Hélène Joli-Coeur
Parajuriste
Dunton Rainville
3055 Boulevard Saint-Martin O
Bureau 610
Laval, QC H7T 0J3
Tél. : (450) 686-8683
Courriel : [email protected]

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