Lorsque notre conseil d’administration communique par courriel, avec l’ensemble des copropriétaires, cela est fait de sorte qu’on ne voit pas les adresses courriel des copropriétaires. Il en résulte que personne ne peut voir la réponse des autres et nous ne pouvons donc pas échanger sur le sujet de la communication. Je trouve cela assez contradictoire, puisque selon notre déclaration de copropriété nous devons fournir nos coordonnées et notre adresse courriel au conseil d’administration. De plus il est indiqué que le registre du syndicat contient l’adresse courriel des copropriétaires. On m’a cité le droit au respect de la vie privée pour justifier cette approche à la communication.
Question: Suis-je en droit d’exiger du conseil d’administration que celui-ci me communique l’adresse courriel des copropriétaires?
Réponse : Le conseil d'administration doit obtenir l'accord express de chaque copropriétaire pour communiquer son adresse courriel aux autres copropriétaires ou à des tiers. La consultation du registre et des documents qu’il contient, tenus à la disposition des copropriétaires uniquement, doit se faire dans le respect des dispositions du Code civil du Québec et des lois qui assurent la protection des renseignements personnels. Le premier alinéa de l’article 1070 du Code civil du Québec énonce ce qui suit :
« Parmi les registres de la copropriété, le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l’adresse postale de chaque copropriétaire; ce registre peut aussi contenir d’autres renseignements personnels concernant un copropriétaire ou un autre occupant de l’immeuble, si celui-ci y consent expressément. Ce registre contient également les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration, les résolutions écrites, le règlement de l’immeuble et ses modifications, ainsi que les états financiers. »
Cet article du Code civil du Québec a été modifié par le Projet de loi 16, alors que le législateur est venu préciser que la seule information qui peut être communiquée sur les copropriétaires est leur adresse postale.
Par ailleurs, l'information fournie au conseil d'administration peut être plus complète et, notamment, comporter les adresses courriels. C’est pourquoi, l’article 37 Code civil du Québec, qui traite de la confidentialité des renseignements personnels, prévoit ce qui suit :
« Toute personne qui constitue un dossier sur une autre personne doit avoir un intérêt sérieux et légitime à le faire. Elle ne peut recueillir que les renseignements pertinents à l’objet déclaré du dossier et elle ne peut, sans le consentement de l’intéressé ou l’autorisation de la loi, les communiquer à des tiers ou les utiliser à des fins incompatibles avec celles de sa constitution; elle ne peut non plus, dans la constitution ou l’utilisation du dossier, porter autrement atteinte à la vie privée de l’intéressé ni à sa réputation. »
Enfin l’article 34 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information impose l’obligation de protéger l’information confidentielle, à moins que le copropriétaire n’en relève le conseil d’administration par écrit. La confidentialité des adresses courriels des copropriétaires doit donc être protégée par un moyen approprié au mode de transmission, y compris les réseaux de communication.
