Le conseil d'administration peut-il divulguer les adresses courriels des copropriétaires?

Lorsque notre conseil d’administration communique par courriel avec les copropriétaires, les adresses restent cachées, empêchant tout échange entre nous. Cela semble contradictoire, puisque notre déclaration de copropriété exige de fournir nos coordonnées, et que le registre du syndicat contient ces adresses. On invoque le droit au respect de la vie privée pour justifier cette pratique. Questions: Suis-je en droit d’exiger du conseil d’administration que celui-ci me communique l’adresse courriel des copropriétaires? Existe-t-il un moyen légal d’accéder aux adresses courriel des copropriétaires ?

Réponse : L’accès aux adresses courriel des copropriétaires est strictement encadré par les dispositions du Code civil du Québec et les lois qui assurent la protection des renseignements personnels.

La confidentialité des adresses courriel

Contrairement aux adresses postales, qui doivent être inscrites au registre du syndicat et accessibles aux copropriétaires, les adresses courriel ne peuvent être divulguées sans consentement exprès.

L’article 1070 du Code civil du Québec, modifié par le Projet de loi 16, précise que :

« Parmi les registres de la copropriété, le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l’adresse postale de chaque copropriétaire; ce registre peut aussi contenir d’autres renseignements personnels concernant un copropriétaire ou un autre occupant de l’immeuble, si celui-ci y consent expressément. Ce registre contient également les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration, les résolutions écrites, le règlement de l’immeuble et ses modifications, ainsi que les états financiers. »

Ainsi, l’unique renseignement devant obligatoirement être accessible aux copropriétaires est l’adresse postale. Toute autre donnée, comme une adresse courriel, ne peut être communiquée qu’avec le consentement explicite du copropriétaire concerné.

L’obligation du conseil d’administration

Le conseil d’administration peut recueillir les adresses courriel des copropriétaires pour la gestion de la copropriété. Cependant, ces informations sont protégées et ne peuvent être partagées sans consentement.

L’article 37 du Code civil du Québec, qui encadre la confidentialité des renseignements personnels, prévoit que :

« Toute personne qui constitue un dossier sur une autre personne doit avoir un intérêt sérieux et légitime à le faire. Elle ne peut recueillir que les renseignements pertinents à l’objet déclaré du dossier et elle ne peut, sans le consentement de l’intéressé ou l’autorisation de la loi, les communiquer à des tiers ou les utiliser à des fins incompatibles avec celles de sa constitution; elle ne peut non plus, dans la constitution ou l’utilisation du dossier, porter autrement atteinte à la vie privée de l’intéressé ni à sa réputation. »

Cela signifie que, même si le conseil d’administration détient les adresses courriel des copropriétaires, il ne peut les divulguer sans leur accord préalable.

De plus, l’article 34 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information impose l’obligation de protéger les informations confidentielles, sauf si un copropriétaire relève expressément le conseil d’administration de cette obligation.

Puis-je exiger la communication des adresses courriel ?

• Non. Même si une majorité de copropriétaires souhaite partager ces adresses, une résolution en assemblée ne peut pas forcer leur divulgation, car il s’agit de renseignements personnels protégés par la loi.
• Oui, uniquement si chaque copropriétaire donne son consentement écrit pour que son adresse courriel soit accessible aux autres copropriétaires.

Solutions alternatives pour améliorer la communication

Si vous souhaitez favoriser les échanges entre copropriétaires, voici quelques options :

• Proposer aux copropriétaires d’autoriser volontairement la communication de leur adresse courriel via une liste mise à jour par le syndicat.
• Demander au conseil d’administration d’envoyer un courriel collectif en votre nom, en permettant aux copropriétaires intéressés de répondre directement.
• Suggérer la création d’un espace de discussion privé (ex. : forum, groupe de discussion en ligne) pour permettre les échanges sans divulguer d’informations confidentielles.

BON À SAVOIR !  Les adresses courriel des copropriétaires sont protégées par la loi et ne peuvent être partagées sans leur consentement explicite.

ATTENTION!​ Le conseil d’administration doit respecter ces obligations, mais des alternatives existent pour faciliter la communication entre copropriétaires tout en assurant la confidentialité des informations personnelles

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