Choisir le bon gestionnaire

Requérir les services d’un bon gestionnaire de copropriété nécessite un processus de rigueur et de réflexion; il revient au conseil d'administration de décider s’il préfère une petite ou une grande société de gestion de copropriété, ce choix devant prendre en compte non seulement les spécificités de l'immeuble, mais aussi l'importance de choisir un gestionnaire qui se distingue par son honnêteté, ses compétences et sa disponibilité ainsi que par un engagement indéfectible envers la copropriété.

Trouver la perle rare

Un syndicat de copropriétaires doit miser sur l’honnêteté, les compétences et la disponibilité d’un gestionnaire; il lui faut également opter pour une personne dont l’engagement est indéfectible afin que les intérêts de la copropriété soient toujours bien représentés.

Définir les tâches du gestionnaire

Le choix d’un gestionnaire est tributaire des caractéristiques de l’immeuble dont sa taille, la présence ou non d’ascenseurs, d’espaces verts ou d’employés; il faut également tenir compte des habiletés des administrateurs à assumer certaines charges associées à leur mandat ainsi que des attentes des copropriétaires.

Compétence du gestionnaire

Étant donné que le métier de gestionnaire n’est pas officiellement reconnu, faire une évaluation juste et équitable des candidats rencontrés s’avère difficile; cette problématique s’ajoute à une absence d’encadrement et de contrôle pour assurer la protection du public. C'est pourquoi il est primordial d'être vigilant afin d'engager un gestionnaire compétent.

Par ailleurs, il est dans le meilleur intérêt de tout syndicat à demander au gestionnaire si ses collaborateurs et lui ont suivi une formation en gestion de copropriété; il faudrait également savoir ses expériences dont ses connaissances des différents outils informatiques ainsi que sa maîtrise de la comptabilité sans oublier s’il a obtenu un diplôme académique en gestion.

Éthique et protection des renseignements personnels

D'une part, il est essentiel de prendre en compte l'aspect éthique de la candidature d’un gestionnaire ou d’une société de gestion, c'est-à-dire qu'il faut vérifier si le candidat en question a des liens ou des intérêts dans des entreprises qui pourraient devenir des fournisseurs de services au sein de la copropriété et ce, afin d'éviter toute situation de conflit d'intérêts qui doit, le cas échéant, être déclarée au conseil d’administration. De plus, il serait pertinent de savoir si un code d'éthique et de déontologie a été mis en place à l’égard du personnel du gestionnaire; cela garantira la transparence dans la gestion de la copropriété.

D'autre part, dans un souci de protection des renseignements personnels, il serait pertinent d'exiger du gestionnaire qu'il fournisse une copie de sa politique portant sur la protection de telles informations confidentielles; cela assurera que les renseignements personnels des copropriétaires soient traitées de manière appropriée.

Concurrence

Il est important d'être exigeant et de prévoir l'analyse de plusieurs devis de gestionnaires différents. Il est possible de consulter le profil des gestionnaires sur le bottin des fournisseurs du Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec (RGCQ). Aussi, une étape à ne pas négliger est de faire des demandes de références auprès d’autres syndicats de copropriétaires qui ont déjà mandaté des gestionnaires ayant déposé leur candidature.

Faire les vérifications diligentes

Pour trouver le bon gestionnaire, un syndicat de copropriétaires devrait préalablement:

• rencontrer les candidats à l’occasion d’entrevues;
• s’informer pour savoir si celui qui postule travaille au sein d’une organisation structurée;
• s’informer du nombre d’unités qu’il gère;
• vérifier si l’entreprise en gestion travaille longtemps avec sa clientèle;
• vérifier à quand remonte la création de l’entreprise ce qui en dira long sur sa solidité et sa fiabilité;
• vérifier si la firme de gestion est en bonne santé financière;
• s'assurer que les candidats aient un casier judiciaire vierge;
• exiger une preuve d’assurance responsabilité civile ou toute autre attestation d’assurance.

Déterminer les honoraires

Déterminer les honoraires est un élément important à prendre en compte dans le processus de sélection d'un gestionnaire de copropriété. En principe, les contrats proposés par une société de gestion reposent sur une prestation forfaitaire, qui est généralement déterminée en fonction du nombre d'appartements que compte une copropriété. Cette structure tarifaire doit être clairement définie et comprendre tous les services qui seront fournis. Il est essentiel que les syndicats de copropriétaires examinent attentivement ces contrats pour s'assurer qu'ils comprennent tous les coûts et qu'ils correspondent aux besoins spécifiques de leur copropriété.

BON À SAVOIR! La bonne gouvernance d’une copropriété dépend de la qualité des relations entre le gestionnaire, les copropriétaires et le conseil d’administration. Une communication régulière entre ces parties est essentielle pour assurer une gestion efficace et pour répondre aux besoins et attentes de tous les résidents de la copropriété.
À RETENIR:​ Le choix d'un gestionnaire de copropriété doit être influencé par les spécificités de l'immeuble et les attentes des copropriétaires, tout en évaluant minutieusement les compétences, l'éthique et l'expérience du candidat. 

ATTENTION!​ Malgré l'intégrité de nombreux gestionnaires, leur recrutement exige une série de contrôles rigoureux. Il est essentiel d'effectuer une analyse détaillée des antécédents, des compétences et des références des candidats pour garantir leur fiabilité et efficacité dans la gestion de votre copropriété.

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