Le procès-verbal de l'assemblée constitue un document d'une importance capitale pour assurer l'exécution des décisions de l'assemblée. C’est pourquoi, les décisions prises par les copropriétaires en assemblée doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est essentiel pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations de l’assemblée, ainsi que celle du résultat de chacun des votes afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que l’assemblée s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.
Secrétaire d’assemblée
La nomination d’un secrétaire d’assemblée est le prélude obligatoire aux délibérations. C’est en principe le règlement de l’immeuble qui précise la personne responsable de prendre en note les débats de l’assemblée, de rédiger et de signer le procès-verbal.
Mode de rédaction
Le procès-verbal doit être rédigé en français au temps présent et à la forme impersonnelle par le secrétaire de l’assemblée, et ce avec impartialité et précision, en suivant l’ordre chronologique du déroulement de l’assemblée. Il importe ainsi de transcrire intégralement le contenu de chaque résolution présentée, ainsi que les motifs qui supportent son adoption ou son rejet, et d'indiquer le résultat du vote. De plus, il est requis d'y faire mention des réserves exprimées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions. Bien que le procès-verbal doive refléter la réalité des débats, il n’est aucunement utile ni recommandé que le procès-verbal rapporte l’ensemble des propos ayant été tenus pendant l’assemblée.
Par ailleurs, le procès-verbal fait habituellement mention du nom de toutes les personnes qui ont soumis des propositions sur un sujet donné à l'assemblée. Il peut aussi faire mention des personnes qui ont appuyé ces propositions (appelé second proposeur), le cas échéant, sans que cela soit obligatoire. À moins d'une mention spécifique (énoncée dans la déclaration de copropriété) de la nécessité qu'une proposition est appuyée, cette procédure n'est pas obligatoire. Les votes doivent également être rapportés fidèlement en donnant le résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour et en précisant si la proposition a été adoptée à l’unanimité, à la majorité ou si elle a été rejetée. Le procès-verbal se termine généralement par la mention de l’heure à laquelle la séance a été levée.
Contenu
Rédigé au cours de l'assemblée, le contenu devrait contenir les indications et les éléments suivants:
Par ailleurs, il est utile d'annexer la feuille de présence au procès-verbal, afin que l'on puisse vérifier si le quorum requis a été atteint ou non et calculer la majorité requise pour l’adoption des résolutions soumises au vote.
Signature du procès-verbal
Il incombe généralement au président et au secrétaire d’assemblée de signer les procès-verbaux. Ces signatures ont pour objet de confirmer que le contenu du procès-verbal reflète les délibérations de l’assemblée et du résultat de chacune des décisions prises par l’assemblée. Dans le cas où les deux signatures sont apposées, la signature de gauche est celle du président, alors que le secrétaire de l’assemblée signe à droite.
Valeur probante
Le procès-verbal, en tant que preuve matérielle de l'existence du contenu de chaque résolution, confère une valeur probante aux décisions prises lors de l'assemblée, pour autant qu'aucune contestation n'ait été entreprise dans les délais impartis. L'article 343 du Code civil du Québec prévoit que la personne responsable de la tenue des registres est habilitée à fournir des copies des documents qui s'y trouvent, y compris les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires. Les copies délivrées attestent de leur contenu et leur authenticité est présumée, sans qu'il soit nécessaire de prouver la signature qui y est apposée ou l'autorité de la personne qui les a émises. Il s'ensuit que l'approbation du procès-verbal par l'assemblée des copropriétaires lors de la séance suivante est superflue, sauf pour confirmer ce qui a été valablement établi, à défaut de contestation.
Délai de transmission
La Loi oblige désormais le conseil d’administration de communiquer une copie du procès-verbal d’assemblée à chacun des copropriétaires. En vertu de l'article 1102.1 du Code civil du Québec, le conseil d’administration du syndicat doit transmettre aux copropriétaires le procès-verbal de toute réunion de l’assemblée des copropriétaires ou toute résolution écrite adoptée par celle-ci, dans les 30 jours de l’assemblée ou de l’adoption de la résolution.
Le défaut d’agir avec célérité du conseil d'administration peut être préjudiciable aux copropriétaires. Il ne faut pas oublier que les décisions portées au procès-verbal prennent effet à la levée de l’assemblée. Dès ce moment, le compte à rebours du délai de 90 jours pour les contester est déclenché. À cet égard, tout copropriétaire peut demander au tribunal d’annuler une décision de l’assemblée ou, exceptionnellement, de la modifier, dans les 90 jours de la tenue de l’assemblée.
Conservation et accès
Une fois signé par le président et le secrétaire, il doit être déposé au registre de la copropriété, afin que les copropriétaires puissent y avoir accès. Le conseil d'administration est le gardien des registres contenant les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et de leurs annexes. Il est ainsi tenu d'en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. La déclaration de copropriété peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.
Consultation
L’article 1070 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat a l’obligation de tenir à la disposition des copropriétaires une copie des procès-verbaux. L'article 1070.1 du Code civil du Québec permet notamment la consultation des procès-verbaux par les copropriétaires, et ce en présence d’un administrateur ou d’une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration, à des heures raisonnables et selon les modalités prévues par le règlement de l’immeuble. Tout copropriétaire a le droit, moyennant des frais raisonnables, d’obtenir copie des procès-verbaux.
BON À SAVOIR ! Le procès-verbal doit être rédigé en cours d’assemblée et idéalement signé à la toute fin - ou quelque temps plus tard - par le président et le secrétaire d’assemblée. Dès qu’il est signé et conservé dans le registre de la copropriété, ce procès-verbal fait foi, jusqu’à preuve du contraire, des délibérations de l’assemblée et des résultats de chacun des votes (articles 342-343 du Code civil du Québec).
À RETENIR: Le procès-verbal est un acte écrit qui relate officiellement ce qui a été discuté et décidé au cours d’une assemblée. Il doit être établi après chaque séance. De plus, la feuille constatant la présence des copropriétaires ou de leurs mandataires à l'assemblée doit être annexée à celui-ci.
ATTENTION ! Le procès-verbal d’une assemblée de copropriétaires fait partie du registre de la copropriété et doit être tenu à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande. Il constitue la preuve matérielle de l'existence et du contenu de chaque résolution soumise à l'assemblée.
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