3 mars 2023 – L’Assemblée nationale du Québec a sanctionné le 8 juin 2021 la Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises (Projet de loi n° 78). Ce Projet de loi apporte des modifications à la Loi sur la publicité légale des entreprises. De nouvelles responsabilités ont ainsi été confiées au Registraire des entreprises du Québec. Ce nouveau cadre législatif est entré en vigueur le 31 mars 2023 et a instauré de nouvelles obligations relatives à la publication des informations par les assujettis, dont les syndicats de copropriétaires. Le Gouvernement du Québec a ainsi bonifié l’information disponible au Registre des entreprises du Québec (le « REQ »), et ce tout en améliorant la transparence des entreprises, renforçant la protection du public et contribuant aux efforts de la lutte contre l’évasion fiscale, le blanchiment d’argent et la corruption.
Pièces d'identité
Désormais, les syndicats de copropriétaires doivent fournir une copie d’une pièce d’identité de tous les membres de leur conseil d’administration et déclarer leur date de naissance. Cette obligation vise également tout nouvel administrateur élu ou nommé. La pièce d’identité fournie est conservée par le Registraire des entreprises du Québec jusqu’à la date d’immatriculation de l’assujetti ou de la mise à jour au registre. Elle est ensuite détruite.
Pièces d’identité acceptées
La pièce d’identité doit être non expirée et émise par une autorité gouvernementale. La copie de la pièce d’identité envoyée au REQ doit être lisible. Il s’agit, pour le REQ, d’une façon de s’assurer de l’exactitude du nom, du prénom et de la date de naissance des administrateurs d’un syndicat de copropriétaires.
Seules les pièces d'identité ci-dessous mentionnées, ayant un nom, un prénom et une date de naissance, sont acceptées:
Transmettre la copie d’une pièce d’identité
La façon dont peut être transmise une copie d’une pièce d’identité diffère selon que le syndicat est déjà inscrit au registre des entreprises ou nouvellement constitué, ou encore en défaut d’avoir été immatriculé.
Le représentant du syndicat doit se connecter sur le site Web du REQ dans la section Bureau en ligne pour déclarer les informations à l’aide d’une déclaration de mise à jour annuelle ou d’une déclaration de mise à jour courante. La copie de la pièce d’identité doit être transférée au REQ d’ici la fin de la période de production de la déclaration de mise à jour annuelle de votre entreprise.
Le représentant du syndicat doit déclarer l’information au moment de la production de sa déclaration d’immatriculation ou sa déclaration de réimmatriculation.
Banque d’informations publique
Le registre des entreprises du Québec (REQ) est un véhicule de publicité légale pour toutes les entreprises faisant des affaires au Québec, dont notamment les syndicats de copropriétaires. En principe, tous les renseignements fournis au REQ sont publics et disponibles pour consultation de tous, et ce, gratuitement. Les modifications à la Loi sur la publicité légale des entreprises apporte certaines exceptions à cette règle.
En effet, l’article 99.1 Loi sur la publicité légale des entreprises indique notamment que les informations suivantes et qui concernent une personne physique ne peuvent être consultées:
Ainsi, lorsqu’une adresse professionnelle est déclarée en plus de l’adresse du domicile personnel de la personne physique, seule l’adresse professionnelle sera publiée au REQ. L’adresse du domicile personnel ne sera pas accessible au grand public. Notons toutefois qu’un huissier de justice pourra avoir accès aux informations liées au domicile de toute personne lorsqu’il est dans le cadre de l’exercice de sa profession.
BON À SAVOIR ! La copie de la pièce d’identité des administrateurs sera conservée jusqu’à la date de l’immatriculation du syndicat de copropriétaires ou du dépôt de la déclaration de mise à jour au dossier du syndicat. Elle sera ensuite détruite.
À RETENIR: La date de naissance d’un administrateur ne sera pas affichée à la vue du public au REQ, alors que l’ensemble des autres informations le seront.
ATTENTION ! Un syndicat de copropriétaires qui ne se conforme pas à ses obligations de communiquer une pièce d’identité de l’administrateur commet une infraction. Il s’expose à des sanctions administratives ou pénales, les pénalités pouvant aller jusqu’à 20 000 $ selon le cas. Ces amendes sont toutefois portées au double en cas de récidive.
