Ce que syndicat veut. Ce que gestionnaire veut.

1^er février 2021 — Recourir aux services d’un gestionnaire de copropriété est une décision importante. Le mandataire doit être choisi avec doigté. Malheureusement, certains syndicats de copropriétaires éprouvent des difficultés à sélectionner les bons candidats. À l’inverse, certains gestionnaires ne savent pas dans quoi ils s’embarquent en acceptant un mandat, si bien que les mauvaises surprises peuvent miner la relation d’affaires entre eux.

Dans cette première partie d’une chronique qui en comptera deux, je vous propose un tour d’horizon des administrateurs qui auraient dû mieux analyser les capacités d’un aspirant gestionnaire. À l’inverse, j’exprimerai mes principales attentes à l’égard d’un syndicat qui souhaite retenir mes services. Ainsi, lorsque tout le monde sait à quoi s’attendre, les choses sont tellement plus simples.

Moyenne de trois ans

Tout d’abord, selon ce que j’ai appris, un gestionnaire reste en moyenne trois ans dans une copropriété. Néanmoins, certaines firmes de gestion cultivent une relation d’affaires à très long terme avec leurs syndicats. Ceux qui partent après quelques années le font pour diverses raisons, par exemple un changement d’administrateurs ou un manque de personnel pour assumer leur charge. À l’inverse, un syndicat pourrait ne pas renouveler le contrat d’un gestionnaire pour plusieurs motifs, notamment parce qu’il n’a pas comblé les attentes.

Cela dit, il existe une réalité à laquelle un gestionnaire doit faire face, en copropriété, à savoir des administrateurs qui n’appliquent pas toutes ses recommandations. Cela peut générer des frustrations. De leur côté, les syndicats mécontents se plaignent de gestionnaires qui ne répondent pas aux courriels, dont la disponibilité est trop rare et la présence dans l’immeuble parcimonieuse. Qui dit vrai? Difficile à dire. Je sais une chose cependant : un gestionnaire peut être très bon, bon, passable ou mauvais. Cette appréciation s’applique également aux syndicats de copropriétaires. Il faut également savoir qu’un gestionnaire médiocre pourrait ne recevoir aucune plainte, ou si peu, alors qu’un autre qui excelle fait l’objet de doléances à répétition. Il faut donc se méfier des récriminations qui ne sont pas toujours fondées, ou qui méritent qu’on y apporte des nuances.

Poser les bonnes questions

Pour éviter les regrets d’avoir misé sur un canard boiteux, un syndicat devrait poser les bonnes questions lors d’une entrevue avec un candidat gestionnaire. Mais aussi, lui expliquer clairement ses besoins et ses attentes. La première question, et non la moindre, consiste à savoir s’il est membre d’un ordre professionnel, par exemple l’Ordre des administrateurs agréés du Québec (Ordre des Adm.A.)? Si tel est le cas, il s’agit là d’un atout indéniable, car en tant que professionnel, ce gestionnaire est soumis à une éthique et à un Code de déontologie.

Deuxième question pertinente : est-ce qu’il a suivi une formation en gestion de copropriété? Pour travailler dans ce secteur d’activité, un gestionnaire doit, notamment, avoir une bonne connaissance du droit qui régit ce concept d’habitation collective. Il lui faut aussi maîtriser des notions propres à la construction et à la comptabilité. Je précise, toutefois, qu’il existe d’excellents gestionnaires qui n’ont suivi aucune formation et ne sont pas membres d’un ordre.

Ces gestionnaires devraient eux aussi poser des questions aux administrateurs, afin de savoir à quel syndicat ils ont affaire. Étant donné que j’aime être en contrôle dans tout ce que je fais, ma préoccupation première concerne l’accessibilité des documents contenus dans le registre d’une copropriété. J’aime également savoir à quel point les administrateurs sont disponibles? Et s’ils sont faciles à joindre, au besoin.

Des rats au sous-sol?

J’estime très important de faire affaire avec des syndicats proactifs. S’il y des rats au sous-sol, est-ce que les administrateurs s’occuperont du problème rapidement, ou faudra-t-il attendre des mois avant que la situation soit résolue? De même, est-ce que l’attente sera longue pour faire réparer la fenêtre brisée d’un appartement? Et est-ce que les administrateurs répondent rapidement à mes courriels, ou s’ils me laissent flotter dans le néant pendant une période indéterminée?

Par ailleurs, la plupart des firmes de gestion offrent un forfait unique, tandis que d’autres proposent deux ou trois scénarios, dont les prix varient. Mais peu importe la formule retenue, bien souvent, le gestionnaire voudra contrôler les comptes bancaires. En ce qui me concerne, je crois qu’un syndicat devrait continuer d’y avoir accès, car il faut rassurer le client et non lui faire peur.

Rentrées et sorties d’argent

Cela dit, plusieurs firmes préfèrent exercer ce contrôle pour faciliter leurs tâches. En ayant accès sur-le-champ aux chèques d’une copropriété, ils pourront payer les fournisseurs plus facilement et sans délai. À ce chapitre, des balises pourraient être mises en place, afin qu’un syndicat ne perde pas de vue les rentrées et les sorties d’argent.

En principe, un gestionnaire produira des états financiers qui reposeront sur une vue d’ensemble, ce qui est très pratique pour faire la comptabilité. Certains syndicats exercent un trop grand contrôle sur leurs états financiers, et acceptent mal les recommandations du gestionnaire à ce chapitre. Bien évidemment, il est tout à fait légitime qu’un syndicat veuille y maintenir son droit de regard. Mais parfois, en voulant trop en faire, il se trouve à nuire au gestionnaire.

Ce qui met fin à la première partie de cette chronique. Je vous donne rendez-vous pour le second volet d’un exposé sur la profession de gestionnaire, au quotidien, vue par des personnes comme moi qui travaillent à plein temps dans ce domaine. 

À bientôt!

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