Mission et pouvoirs

C’est au conseil d’administration pris dans son ensemble, en tant qu’organe décisionnel, que le Code civil du Québec attribue le pouvoir d’administrer les affaires du syndicat. Les administrateurs individuels ne bénéficient d’aucun pouvoir, sauf s’ils ont été spécialement autorisés à cet effet. Toutes les décisions concernant le syndicat, la copropriété ou l'immeuble qui ne sont pas de la compétence de l'assemblée des copropriétaires, sont de la compétence du conseil d'administration. Son rôle principal est d’assurer la conservation de l’immeuble.

En règle générale, il est l'organe décisionnel qui veille au maintien de ses parties communes. Au besoin, il doit entreprendre les travaux nécessaires pour assurer sa pérennité.

Pouvoirs généraux

Le conseil d’administration a la responsabilité de mettre concrètement en œuvre la mission du syndicat, soit la conservation de l’immeuble, l’administration des parties communes et la sauvegarde des droits afférents à l'immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d'intérêt commun. Le Code civil du Québec et la déclaration de copropriété lui attribuent les pouvoirs généraux nécessaires à cette fin.

Pouvoirs particuliers

Outre ces pouvoirs généraux, il dispose de pouvoirs particuliers. Voici quelques-unes de ses prérogatives.

Conservation de l’immeuble

Le conseil d’administration doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la pérennité de l’immeuble. Il lui incombe notamment de :

• Voir à l’entretien des parties communes (ex.: achat des produits et fournitures, déneigement et signature des divers contrats d’entretien);
• Faire exécuter les travaux requis pour prévenir la dégradation des parties communes de l’immeuble;
• Requérir une expertise advenant des défauts de conformité apparents;
• Faire réparer les vices de conception ou de construction qui affectent les parties communes de l’immeuble;
• Souscrire une assurance couvrant la «valeur de reconstruction» de l’immeuble, à l’exclusion des améliorations apportées par un copropriétaire à sa partie lorsqu’elles peuvent être identifiées par rapport à la description de cette partie;
• Faire évaluer la valeur de reconstruction, aux fins d’assurance par un évaluateur agréé, membre en règle de l’Ordre des évaluateurs agréés du Québec (OEAQ). 
• Déterminer les sommes nécessaires à verser au fonds d'auto assurance;
• Déterminer les sommes nécessaires à verser au fonds de prévoyance, afin de couvrir le coût des travaux liés aux réparations majeures des parties communes, voire à leur remplacement.

Administration des parties communes

Le conseil d’administration administre les parties communes. Cette mission englobe la gestion des espaces et des équipements communs de l’immeuble. Pour mener à bien cette mission, il doit notamment :

• Déterminer les sommes nécessaires pour faire face aux frais administratifs inhérents à la copropriété et à l’immeuble ;
• Consulter l’assemblée des copropriétaires sur le budget prévisionnel;
• Adopter le budget prévisionnel par résolution, après avoir consulté l’assemblée des copropriétaires;
• Transmettre un avis de cotisation à chacun des copropriétaires, indiquant le montant de ses contributions aux charges communes et de la date où elles sont exigibles;
• Retenir les services de sous-traitants pour assurer le bon fonctionnement de l'immeuble (ex. : déneigement et entretien des aménagements paysagers);
• Assurer la gestion du personnel;
• Maintenir à jour et conserver les registres de la copropriété.

Sauvegarde des droits afférents à l'immeuble et à la copropriété

Le conseil d’administration doit poser tous les gestes utiles pour défendre les intérêts des copropriétaires. Il a le pouvoir et le devoir de représenter la collectivité des copropriétaires, que ce soit au plan civil ou judiciaire. Pour assurer cette mission, il lui faut notamment :

• Convoquer l’assemblée des copropriétaires au moins une fois par année;
• Recouvrer les charges communes auprès des copropriétaires, y compris celles qui sont en souffrance, en raison de leur non-paiement par un ou des copropriétaires;
• Exercer contre les tiers responsables (ex. : architecte, ingénieur et entrepreneur) des recours liés aux défectuosités de l’immeuble dont ils seraient responsables, et qui affecteraient les parties communes et même, sous certaines conditions, les parties privatives;
• Intervenir auprès des copropriétaires ou des occupants de l'immeuble, par exemple les locataires qui contreviennent à la déclaration de copropriété;
• Souscrire une protection d'assurance couvrant la responsabilité civile du syndicat envers les tiers, ainsi que celle des membres de son conseil d’administration et du gérant, de même que du président et du secrétaire de l’assemblée des copropriétaires et des autres personnes chargées de voir à son bon déroulement ;
• Autoriser les copropriétaires de parties privatives contiguës, moyennant l'accord des créanciers hypothécaires concernés, à modifier les limites de leurs parties privatives;
• Mettre fin sans pénalité, le cas échéant, dans les 60 jours suivant l’élection du conseil d’administration qui prend la relève de l’administrateur transitoire, à tout contrat conclu par le syndicat pour l’entretien de l’immeuble, voire d’autres types de services, lorsque les termes excèdent une période d’un an.

BON À SAVOIR !​ La mission du conseil d’administration va au-delà du simple entretien des parties communes. Il peut également y faire engager des travaux pour les améliorer ou les transformer, à la condition d’avoir obtenu l’autorisation préalable de l’assemblée des copropriétaires.

À RETENIR: Le conseil d’administration gère toute question nécessaire au bon fonctionnement de la copropriété. À cette fin, il peut mandater un gestionnaire  pour l’assister dans ses tâches administratives.

ATTENTION !​ Le devoir prioritaire du conseil d’administration est de voir à la conservation des parties communes. La responsabilité civile des administrateurs pourrait être engagée, advenant que ces derniers négligent d’assumer cette responsabilité convenablement.

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