En ce qui a trait à l’assemblée annuelle, l'article 1087 du Code civil du Québec prévoit que certains documents doivent obligatoirement être joints à l’avis de convocation. Ces documents seront acheminés aux copropriétaires, afin que ces derniers puissent apprécier la nature exacte des questions abordées et la portée des décisions qu'ils seront appelés à prendre.
Certains de ces documents, dont l'énoncé figure à l'ordre du jour, conditionnent la validité de la décision (par exemple: un projet de modification à la déclaration de copropriété). D'autres documents sont, quant à eux, nécessaires à l'information du copropriétaire (par exemple: le budget prévisionnel et le compte rendu du conseil d'administration).
L'ASSEMBLÉE ANNUELLE
Voici la liste des documents qui, au minimum, doivent être transmis aux copropriétaires lors de la tenue d’une assemblée annuelle :
L'ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE
Bien que l'article 1087 du Code civil du Québec ne vise que l'assemblée annuelle, il est prudent de joindre à l'avis de convocation d'une assemblée extraordinaire tout document permettant aux copropriétaires de prendre une décision éclairée, tel que par exemple un projet de modification à la déclaration de copropriété.
PROJETS DE RÉSOLUTION
Afin d’éviter toute ambiguïté sur la portée des questions soumises au vote des copropriétaires, il est recommandé de joindre, à l’avis de convocation, le libellé des projets de résolutions qui seront soumis au vote. Autrement dit, chacune des questions proposées devrait être assortie d’un descriptif détaillé, clair et précis, ainsi que des éléments d’information nécessaires à la prise d’une décision éclairée.
BON À SAVOIR ! La déclaration de copropriété ne peut comporter des dispositions qui ont pour objet de diminuer le droit des copropriétaires de recevoir l'information pertinente avant l'assemblée. Elle peut toutefois augmenter les exigences de la Loi en prévoyant par exemple l'obligation de transmettre aux copropriétaires des états financiers vérifiés.
À RETENIR : La remise des documents mentionnés ci-dessus avant l'assemblée générale annuelle vise à permettre aux copropriétaires d'être dûment informés de certains sujets qui y seront abordés. Ils pourront ainsi étudier les documents soumis qui feront l'objet d'un vote ou encore d'une consultation (par.ex. le budget prévisionel).
ATTENTION ! Ne pas annexer (à l’avis de convocation) les documents prescrits par la loi pourrait, dans certains cas, entraîner la nullité des décisions prises par l’assemblée.
CONSULTEZ L'OUVRAGE : Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires.
