Types d'assemblées de copropriétaires

Quelle que soit le type d’immeuble qu’ils ont choisi, tous les copropriétaires, sans exception, sont appelés à participer aux assemblées de copropriétaires. Ils pourront dès lors se prononcer sur des questions inscrites à l’ordre du jour, et y prendre diverses décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. Les copropriétaires sont appelés à se réunir périodiquement pour les questions traitant de courantes de l'administration, l'entretien et le fonctionnement du syndicat, et parfois de manière exceptionnelle pour des questions ponctuelles exigées par les circonstances. Coup d’œil sur les différents types d’assemblées possibles dans une copropriété.

Assemblée extraordinaire de transition

Cette assemblée est déterminante pour l’avenir de la copropriété, car elle permet d’élire le premier conseil d’administration (CA) des copropriétaires. Elle oblige aussi l’administrateur provisoire, qui est habituellement nommé par le promoteur dans la déclaration de copropriété (Règlement de l’immeuble), à rendre des comptes sur son administration. L’assemblée extraordinaire de transition marque le point de rupture entre deux types de gestion, soit celle du promoteur, révolue, et celle du conseil d’administration nouvellement élu. L’assemblée extraordinaire de transition doit être convoquée au plus tard dans les 90 jours à compter de celui où le promoteur ne détient plus la majorité des voix à l'assemblée des copropriétaires.

Contrairement à ce que pensent plusieurs copropriétaires, l’assemblée extraordinaire de transition ne constitue pas le point de départ ou la création d’une copropriété. Elle vise à transférer le contrôle du promoteur vers les copropriétaires, ce qui s’officialisera par l’élection d’un nouveau CA.

Assemblée annuelle des copropriétaires 

Cette assemblée fournit l’occasion aux membres du CA d’y rendre des comptes, que ce soit sur l’administration ou la gestion de la copropriété. La première assemblée annuelle doit être tenue dans les 6 mois de la publication de la déclaration de copropriété. Par la suite, elle doit avoir lieu chaque année, comme son nom l'indique, à savoir dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice financier. Néanmoins, la déclaration de copropriété peut prévoir un délai plus court, qui est généralement de 90 jours. Cela dit, l’assemblée annuelle des copropriétaires permet :

• D’analyser les comptes de l’année précédente;
• De consulter les copropriétaires à propos du budget prévisionnel de l’année à venir;
• De voter sur les questions inscrites à l’ordre du jour, par exemple l’élection des administrateurs ou toute autre décision concernant le fonctionnement de la copropriété.

Assemblée extraordinaire 

Communément appelée à tort "assemblée spéciale", elle aborde, généralement, des questions autres que celles traitées lors de l’assemblée annuelle, raison pour laquelle on la désigne comme étant « extraordinaire ». Lorsque des problématiques particulières surviennent dans une copropriété, et que celles-ci ne peuvent attendre la prochaine assemblée annuelle pour en débattre, l’assemblée extraordinaire doit alors être convoquée par le CA, par exemple :

• Si, à la suite d’un sinistre, la consultation des copropriétaires sur un budget spécial est requise pour réaliser des travaux urgents;
• Si un nouvel administrateur doit être élu pour remplacer un membre démissionnaire.

Assemblée de rattrapage 

L’absentéisme croissant des copropriétaires aux assemblées de copropriétaires a poussé le législateur à mettre en place l’assemblée rattrapage. Ce type d’assemblée résulte d’un ajournement d’assemblée, qu’elle soit annuelle ou extraordinaire, faute d’avoir obtenu le quorum. Cette dernière doit alors être ajournée. Par la suite, un avis est donné à tous les copropriétaires pour en reporter la tenue. La prochaine assemblée en sera une de « rattrapage », si bien que le calcul du quorum ne sera plus le même.

Assemblée d'information 

Ce type de réunion est convoquée par le conseil d'administration entre deux assemblées annuelles. Elle survient lorsque les administrateurs souhaitent informer les copropriétaires sur un sujet particulier (p. ex. travaux de réhabilitation du garage) ou les consulter (p. ex. projet de décoration du hall d'entrée). Lors de cette assemblée, aucun vote de nature décisionnelle n'est pris. De par sa nature, il ne s'agit pas, au point de vue juridique, d'une assemblée de copropriétaires, mais d'une réunion informelle de copropriétaires.

BON À SAVOIR ! Les copropriétaires qui souhaitent la tenue d’une assemblée annuelle ou extraordinaire peuvent exiger que le CA la convoque en précisant, dans un avis écrit, les questions qui devront y être traitées. Mais pour que les copropriétaires puissent exiger la convocation d’une telle assemblée, ils doivent représenter dix pour cent (10%) des voix ou plus de tous les copropriétaires.

À RETENIR:​​ Aucune décision ne peut être prise sans assemblée, encore qu’une résolution écrite puisse valoir la même valeur que la tenue d'une assemblée. Mais attention, il ne faut pas la confondre avec une consultation écrite, qui n’a aucune valeur juridique, même si elle suscite l’adhésion d’une majorité de copropriétaires.

ATTENTION !​ Le taux d’absentéisme élevé lors d’assemblées de copropriétaires est une véritable plaie. Cet absentéisme est susceptible de nuire à la copropriété et à son fonctionnement : le risque pour le copropriétaire est ne pas faire valoir son point de vue. Qui plus est, l’absence de certains copropriétaires à l’assemblée peut créer un blocage du processus décisionnel : certaines décisions doivent être prises par l'obtention d'un vote favorable réunissant un nombre minimum de voies et de copropriétaires.

CONSULTEZ  L'OUVRAGE:  Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires

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