La déclaration de copropriété contient généralement les modalités concernant le déroulement de l'assemblée des copropriétaires en définissant des règles de procédure et le rôle des officiers d’assemblée. Personnages incontournables de l'assemblée des copropriétaires, ils assurent le bon déroulement de celle-ci. Leur nomination est ainsi nécessaire à la tenue de toute assemblée de copropriétaires. Ces derniers sont généralement élus au début de l’assemblée, à l’occasion d’un vote distinct pris à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés (50 % plus un). Il s'agit d'une obligation à laquelle on ne saurait déroger, car toutes les décisions prises avant leur élection n'ont aucune valeur juridique.
Fonctions
L’éventail des titres et charges attribués aux officiers d’assemblées est diversifié: président, vice-président, secrétaire d’assemblée et scrutateur. C’est la déclaration de copropriété qui prévoit les règles à suivre à cet égard. Les officiers d'assemblée sont élus jusqu’à la prochaine assemblée annuelle et agissent à ce titre à toute assemblée extraordinaire tenue durant l’année, à moins qu’ils ne démissionnent de cette fonction ou que l’assemblée décide de leur désigner un remplaçant.
Président d’assemblée
À la tête de l’assemblée se trouve son président, qui ouvre la séance, dirige les débats, fait respecter la procédure et l’ordre du jour, annonce les résultats des votes de chaque résolution, en plus de s’assurer du déroulement harmonieux et efficace de l’assemblée. Véritable animateur des débats, son rôle consiste à assurer le respect de l’ordre du jour. Le président d’assemblée doit être neutre et impartial. Il ne donne pas son opinion et ne participe pas à la discussion. En principe, ce dernier ne détient aucun pouvoir discrétionnaire, et encore moins celui de faire ajouter des questions à l’ordre du jour qui n’ont pas été inscrites dans le délai prévu au Code civil du Québec. Toutefois, la Loi prévoit que si tous les copropriétaires convoqués sont présents et qu’ils consentent tous à ce qu’une question soit inscrite à l’ordre du jour, elle peut être ajoutée et le vote est alors possible.
L'application des règles de déroulement de l’assemblée est un autre devoir qui lui incombe et pour lesquelles il doit trancher. C’est lui qui accorde la parole et la reprend lorsque les discussions s'éternisent. Bien qu'il doive laisser les copropriétaires débattre chaque projet de résolution qui figure à l’ordre du jour de l’assemblée, il peut limiter le temps de parole des intervenants. Et advenant un dérapage de la part d’un copropriétaire qui insulterait, injurierait ou manquerait de respect à quiconque assiste à une assemblée, le président pourrait ordonner qu’il en soit expulsé si son comportement nuit au bon déroulement de celle-ci.
Ses pouvoirs et prérogatives sont étendus : il doit se prononcer sur la conformité de certains documents, par exemple les procurations et les projets de résolution soumis au vote, et faire établir une feuille des présences ainsi qu’un procès-verbal qu’il pourra signer.
Par ailleurs, ses responsabilités sont déterminantes lors des prises de décision en assemblée, car il doit faire voter les questions à l’ordre du jour. Rappelons que tous les points à l’ordre du jour ne constituent pas nécessairement des questions, par exemple le budget. De plus, le président d’assemblée doit décider si chaque résolution est adoptée (ou non) par rapport aux règles de majorités applicables, tout comme celles concernant la suspension et réduction du droit de vote, et ce, au plus tard avant la fin de la séance. Ses décisions sont finales et lient les copropriétaires. Après l’assemblée, il voit à ce que le secrétaire rédige un compte rendu fidèle au contenu des débats, à savoir ceux qui ont eu lieu pendant l’assemblée, puisque c’est lui qui approuve et s'assure que soit dûment signé le procès-verbal (cette « approbation » n’a donc pas à être faite pendant l’assemblée suivante).
Vice-président d’assemblée
Le vice-président agit en lieu et place du président, dans le cas où ce dernier est dans l’impossibilité d’assumer sa charge temporairement ou en permanence.
Secrétaire d’assemblée
La désignation d’un secrétaire par l’assemblée des copropriétaires est un prélude obligatoire aux délibérations, car sa charge consiste à rédiger en français le procès-verbal. Il note les propositions, résume les délibérations, indique les votes pour chaque résolution, mentionne les éventuelles réserves et rend compte des interventions du président d’assemblée. Bien qu'il ne possède aucun rôle actif dans l'assemblée, il pourra parfois poser des questions pour garantir l’exactitude du procès-verbal. Celui-ci ne doit en aucun cas constituer un verbatim, raison pour laquelle le secrétaire ne prend en note que l’essentiel de ce qui s’y dit. Prendre les présences des copropriétaires en précisant leur fraction et leur nombre de voix, tout autant qu’inscrire le nom de la personne qui les représente à l’assemblée (le cas échéant), relève aussi de ses responsabilités. Une fois l'exercice complété, il devra signer le procès-verbal et s'assurer qu'il soit produit au registre de la copropriété.
Scrutateurs d’assemblée
Bien que la loi n'en fasse pas une obligation, des scrutateurs peuvent être désignés pour seconder le président d'assemblée. Ils sont utiles dans les copropriétés de grande taille. Ces derniers garantissent le déroulement plus efficace des votes, les dépouillent et les comptabilisent pendant que l’assemblée suit son cours. Il est généralement prévu, aux termes la déclaration de copropriété, que le président de l’assemblée des copropriétaires peut, à tout moment avant ou pendant une assemblée des copropriétaires, nommer une ou plusieurs personnes qui agissent à titre de scrutateurs. Si tel n'est pas le cas, les scrutateurs sont alors désignés en début de chaque séance par l'assemblée de copropriétaires.
Conditions d’éligibilité
Bien que les officiers d’assemblée soient bien souvent des copropriétaires, la loi n’empêche pas qu’un tiers (par ex. un locataire) puisse être nommé officier (p. ex. : président d’assemblée). Toutefois, le règlement de l’immeuble pourrait prévoir une disposition contraire, afin qu’un officier soit obligatoirement l’un des copropriétaires de l’immeuble.
BON À SAVOIR ! Certaines déclarations de copropriété prévoient que les officiers d’assemblée ne peuvent être membres du conseil d’administration du syndicat et ce afin d'éviter tout conflit d'intérêt. Il vous appartient de respecter cette règle afin d’éviter une contestation de la validité des décisions qui y ont été prises.
À RETENIR : Le président, le vice-président, le secrétaire et les scrutateurs (au besoin) sont généralement élus lors de l'assemblée générale annuelle des copropriétaires. Ils demeurent en fonction jusqu'à la prochaine assemblée annuelle et agissent à ce titre à toute assemblée extraordinaire tenue durant l’année, à moins de refus de leur part ou que l’assemblée ne décide de procéder à leur remplacement.
ATTENTION ! La responsabilité personnelle d’un président d’assemblée peut être mise en cause. Il peut donc faire l’objet de poursuites judiciaires - qu’il soit rémunéré ou non - en cas de manquement grave à ses obligations. Avant d’assumer cette charge, il convient donc de vérifier si la police d’assurance souscrite par le syndicat couvre la responsabilité civile des officiers d’assemblée.
CONSULTEZ L'OUVRAGE : Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires
