Constitution et contenu du registre

Le syndicat de copropriétaires doit tenir un registre de la copropriété à la disposition des copropriétaires et ce, conformément à l'article 342 du Code civil du Québec. La tenue adéquate des livres et du registre du syndicat incombe au conseil d'administration; ce dernier peut déléguer cette tâche à une tierce personne telle que le gestionnaire de la copropriété et celle-ci peut émettre des copies de documents dont elle est dépositaire. Jusqu'à preuve du contraire, toute copie fait preuve de son contenu sans pour autant qu'il soit nécessaire de prouver la signature qui y est apposée ni l'autorité de son auteur.

Le conseil d'administration tient ainsi la liste des membres ainsi que le registre et les livres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale. Un registre tenu en bonne et due forme est une clé d'or en termes d'archivage et de gestion d'une copropriété et c'est pourquoi il est dans le meilleur intérêt pour chaque syndicat d'en tenir un.

Contenu du registre

Le contenu du registre de la copropriété est prévu à l'article 1070 du Code civil du Québec; la liste présentée ci-dessous est non exhaustive:​

• le nom et l'adresse postale de chaque copropriétaire;
• les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires;
• les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration;
• les résolutions écrites du conseil d'administration et celles de l'assemblée des copropriétaires;
• le règlement de l’immeuble et ses modifications;
• les états financiers de la copropriété;
• une copie de la déclaration de copropriété;
• les copies de contrats auxquels le syndicat est partie;
• une copie du plan cadastral;
• les plans et devis de l'immeuble bâti;
• les certificats de localisation de l’immeuble;
• le carnet d’entretien dont les rapports concernant les plans d'entretien-réparation de l'immeuble et les plans préventifs d'entretien;
• l’étude du fonds de prévoyance;
• tout autre document relatif à l'immeuble et au syndicat ou prévu par règlement du gouvernement;
• une description des parties privatives suffisamment précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables; cette description est communément appelée « unité de référence ».

Bien que n’étant pas nommément décrits à l’article 1070 C.c.Q., le registre doit également comporter les documents suivants:

• les modifications apportées à la déclaration de copropriété; 
• le nom et l'adresse postale de chaque locataire;
• le certificat d’état de l’immeuble;
• le plan de gestion d’actifs;
• la police d'assurance;
• le rapport d’évaluation déterminant la valeur de reconstruction de l’immeuble;
• les rapports d'expertise;
• les estimations des coûts de réfection des parties communes;
• les documents d’appel d’offres et les soumissions reçues par divers entrepreneurs;
• la copie de la déclaration d’immatriculation produite auprès du Registre des entreprises du Québec (REQ) et toute déclaration de mise à jour annuelle, courante ou de correction;
• les procédures judiciaires auxquelles le syndicat est partie;
• les actes d'attribution des parties communes à usage restreint ainsi que toute modification à cet égard;
• le plan d'attribution des parties communes à usage restreint;
• l'acte de cession des droits de vote d’un copropriétaire en faveur de son créancier hypothécaire;
• les déclarations de revenus fiscales;
• la feuille de présence des assemblées de copropriétaires.

Mise à jour

Comme le registre renferme l’identité des copropriétaires, il se veut un support de référence au chapitre du droit de vote et de la représentation en assemblée de copropriétaires; si dans une copropriété une personne exerce un droit de vote sans en avoir le droit, cela conduira à une erreur dans le calcul des voix et à une éventuelle contestation judiciaire des décisions prises et c'est pourquoi la mise à jour régulière du registre est extrêmement importante.

BON À SAVOIR!  En cas de différence entre les informations du registre du syndicat et celles du Registre foncier du Québec, ces dernières prévalent.

À RETENIR: Le conseil d’administration peut mettre en place un Extranet pour la copropriété; ce dernier consiste en la mise à disposition dans un site sécurisé de façon dématérialisée de documents détenus au registre de la copropriété.

ATTENTION!​ Le registre de la copropriété peut contenir d’autres renseignements personnels concernant un copropriétaire, un locataire ou un autre occupant de l’immeuble. Le Code civil du Québec et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé encadrent le traitement des renseignements personnels sur tout individu obtenus par le syndicat et ce, qu'il s'agisse de copropriétaires ou de tiers; il ne peut les communiquer à qui que ce soit s'il n'en a pas obtenu le consentement du principal intéressé ou s'il n'y est pas autorisé par la loi.

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