La mission fondamentale : l'entretien et la conservation de l'immeuble

14 août 2013 -  Outre le fait de veiller au respect de la déclaration de copropriété, gérer les affaires d’un syndicat de copropriété consiste également à assurer l’entretien et la conservation de l’immeuble. D’ailleurs, la plupart des tâches que les administrateurs doivent accomplir, en tant que mandataires du syndicat, s’articulent autour de cet objectif fondamental d’entretien et de conservation de l’immeuble.

Cette mission des administrateurs s’exprime principalement à travers les démarches suivantes:

• Mise en place d’une politique d’entretien de l’immeuble, comprenant l’élaboration du certificat d’état de l’immeuble, du carnet d’entretien, de l’étude du fonds de prévoyance et du plan de financement des travaux. C’est le point de départ et les administrateurs ne devraient pas hésiter à faire appel à des personnes compétentes pour les aider à préparer, puis mettre à jour ces précieux documents;
• Recours aux services d’experts compétents (architecte, ingénieur ou technologue) lorsque des inspections, études ou expertises s’avèrent nécessaires au maintien et à la conservation des parties communes. À cet égard, les administrateurs ne doivent pas jouer à l’autruche : dès qu’il y a un doute quant à la présence d’un vice ou défaut dans une partie commune, leur devoir de prudence impose de faire appel à un expert pour bien connaître la nature et la gravité du problème;
• Intervention rapide en vue de faire corriger les vices, défauts ou anomalies constatées, que ce soit lors d’une inspection par un expert ou suite à un signalement par un copropriétaire. Les administrateurs ont non seulement un devoir de prudence, mais aussi de diligence et ils doivent agir dans l’intérêt de la collectivité;  
• Élaboration de budgets réalistes, calculés en fonction des travaux d’entretien et de réparations prévisibles, et cotisation des copropriétaires en conséquence, autant pour l’entretien annuel (budget courant) que pour la constitution d’un fonds de prévoyance qui permettra de faire face aux grosses réparations futures. Cet exercice demande une bonne planification financière de la part des administrateurs.

Il faut déplorer que des administrateurs négligent ou refusent d’effectuer certaines de ces opérations, sous le fallacieux prétexte que « ça coûte trop cher!... ». En agissant de la sorte, ces administrateurs contreviennent à leur devoir de protéger les intérêts de la collectivité. Or, le défaut d’agir, la procrastination et les tergiversations ne sont pas de mise, en cette matière, car la responsabilité du syndicat (et possiblement celle des administrateurs) pourrait alors être engagée.

Certes, votre mandat d’administrateur requiert d’exercer une gestion efficace et responsable, en évitant les dépenses somptuaires ou inutiles, car vous ne devez pas « taxer » indûment les copropriétaires.

Vous devez par contre éviter de sombrer dans l’excès contraire et négliger d’effectuer correctement toutes les opérations requises afin d’assurer l’entretien régulier et la conservation de l’immeuble dont vous assumez la gestion. Il s’agit de votre plus fondamentale mission ; à vous de la remplir adéquatement !

Richard Lecouffe

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