Avant d’engager des travaux dans une partie privative (l'unité d’habitation), il ne faut pas oublier ce qu'est la vie en copropriété. Aussi, il convient de se référer à la déclaration de copropriété pour connaître les droits et les obligations du copropriétaire à l’égard du syndicat de copropriété.

L’article 1066 du Code civil du Québec est clair sur ce point : « aucun copropriétaire ne peut faire obstacle à l’exécution, même à l’intérieur de sa partie privative, des travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble décidés par le syndicat ou des travaux urgents ».

En vertu de l’article 1039 du Code civil du Québec (C.c.Q.), le syndicat a l’obligation de veiller à la conservation de l’immeuble et à l’entretien des parties communes.

Ceci vise, en principe, autant les parties communes que les parties communes à usage restreint.

L’article 1064 du Code civil du Québec prévoit que « les copropriétaires qui utilisent les parties communes à usage restreint contribuent seuls aux charges qui en résultent ».

Un syndicat a des obligations en termes d’entretien des parties communes. En vertu de l’article 1039 du Code civil du Québec, il a l’obligation de veiller à la conservation de l’immeuble et à l’entretien des parties communes.

Lorsque des travaux sont réalisés par le syndicat à l’intérieur de la partie privative d’un copropriétaire (travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble), ce dernier peut obtenir dans certains cas une indemnisation pour le trouble que les travaux lui occasionnent.

Le législateur québécois a assujetti la construction et l’entretien des ascenseurs et autres appareils élévateurs destinés à l’usage du public aux Code de construction et Code de sécurité, édictés en vertu de la Loi sur le bâtiment.

Le fonds de prévoyance est une réserve d’argent strictement réservée aux réparations majeures et au remplacement des parties communes, par opposition à leur simple entretien.

Le fonds de prévoyance est destiné aux réparations majeures et au remplacement des parties communes. Il ne concerne aucunement les parties privatives. Ainsi, le conseil d’administration doit d’abord identifier avec précision les parties communes de l’immeuble.

Le fonds de prévoyance est constitué en fonction d’une planification prévisionnelle limitée à certains travaux. Il ne concerne que les réparations majeures ou le remplacement des parties communes de l’immeuble. Le conseil d’administration doit donc savoir identifier clairement ce que signifient ces deux termes.

Le certificat d’état d’immeuble correspond à un « bilan » de l’immeuble : il constate la qualité du bâtiment, à un moment précis. Il comprend l’inventaire des composantes de l’immeuble (espaces extérieurs, bâtiments, logements, équipements, etc.) qui feront l’objet d’une évaluation pour les fins du fonds de prévoyance. Bien il n’y ait pas d’obligation légale à cet effet, ce document devrait être préparé par un ingénieur, un architecte ou un technologue en bâtiment.

Le carnet d’entretien constitue un registre retraçant l’historique du bâtiment, ainsi que l’ensemble des opérations faites ou à venir, sur l’immeuble.

L’étude du fonds de prévoyance constitue une opération clé, tant dans le démarrage que dans la gestion de la copropriété, car elle permet de déterminer le plan de financement qui sera mis en place pour pourvoir, à brève, moyenne et longue échéance, aux coûts de remplacement et aux réparations majeures des parties communes.

L’étude de fonds de prévoyance fournit une vision globale de la stratégie à venir, en regard aux travaux majeurs auxquels la copropriété sera confrontée. Il s’agit essentiellement d’estimations et de prévisions basées sur les paramètres exposés précédemment. L’étude n’indique donc pas le coût et le contenu précis des travaux. Ces prévisions pourront être éventuellement confirmées ou infirmées au moment où les plans, devis et appels d’offres auront été complétés.

À partir des différents scénarios couverts par l’étude du fonds de prévoyance, le conseil d’administration établit le plan de financement qu’il privilégie. C’est en fonction de ce plan qu’il pourra fixer la contribution des copropriétaires au fonds de prévoyance.

Le plan de gestion d’actifs décrit et chiffre les mesures prises par le conseil d’administration relativement au fonds de prévoyance, afin d’assurer la conservation et l’entretien du patrimoine immobilier. Ce plan définit le scénario d’intervention visant à maintenir l’actif, quantifie le coût de sa mise en œuvre et établit la stratégie de financement.

La gestion d’un patrimoine immobilier nécessite la mise en place de solutions informatiques performantes afin d’assurer une parfaite connaissance de l’immeuble.

Les outils informatiques appropriés permettent une gestion efficace et économique de l’état de l’immeuble, mais facilitent aussi la consultation et la mise à jour rapide des informations concernant les composantes de l’immeuble

La contribution requise des copropriétaires au fonds de prévoyance variera selon la méthode de calcul choisie par les membres du conseil d’administration. Il en existe deux principales.

Les sommes investies dans le fonds de prévoyance doivent être déposées dans un établissement financier, où elles doivent demeurer liquides et disponibles à court terme, c’est-à-dire accessibles sur avis de 30 jours.

La loi précise que le fonds de prévoyance doit demeurer liquide et disponible à court terme. Les membres du conseil d’administration doivent restreindre leurs choix à des placements présumés sûrs.

Un véhicule de placement sans risque et encaissable sur un avis de 30 jours ou moins est considéré liquide et disponible à court terme.